CRM і автоматизація для виробників продуктів харчування

Чому харчовому виробнику не підходить коробкова CRM

Типовий харчовий виробник із власною мережею магазинів продає одночасно через кілька каналів: фірмові точки, власний інтернет-магазин, маркетплейси, оптових клієнтів. У кожного каналу свої правила і свої дані. Маркетплейс вимагає фід із категоріями й характеристиками, оптовий клієнт хоче бачити рахунки й борг, служба доставки чекає накладну, а бухгалтерія живе в 1С чи BAS. Без єдиної системи команда переносить дані між кабінетами вручну, тоне в Excel і месенджерах, а помилки виявляються вже тоді, коли покупець скасовує замовлення.

У харчовому виробництві є й технічні пастки, яких немає в звичайному e-commerce. Продукція продається на вагу, а маркетплейс очікує ціну за одиницю. Фактична вага при комплектуванні відрізняється від замовленої, і це має відображатися в рахунку. Асортимент великий і постійно змінюється, а кожна нова позиція має пройти через кілька відділів, перш ніж потрапить в облікову систему.

Коробкові CRM добре працюють з одним магазином, але погано з кількома маркетплейсами й обліковими системами одночасно. Тому ми будуємо систему під процес конкретної компанії, а не підганяємо процес під шаблон.

Наш підхід крок за кроком

1. Розбір процесу. Хто що робить зараз, де дані переносяться вручну, де втрачаються замовлення і час.
2. Перша робоча версія. Збираємо мінімальну систему, з якою команда може працювати одразу, а не через пів року. Повторно використовуємо перевірені модулі: ролі, сповіщення, етапи.
3. Інтеграції. Підключаємо власний магазин, маркетплейси, службу доставки, 1С/BAS і Bitrix24, налаштовуємо синхронізацію за розкладом.
4. Ролі й безпека. Розмежовуємо права на рівні бази даних, щоб навіть помилка в інтерфейсі не відкрила користувачу чужих даних. Налаштовуємо щоденні бекапи.
5. Розвиток модулями. Після запуску додаємо нові функції під потреби бізнесу: аналітику операторів, нові канали, обмін з обліковою системою.

Типові проблеми, які ми вирішуємо

• Замовлення з різних каналів у різних кабінетах, і менеджер перемикається між ними весь день.
• Неправильні залишки у фідах: порожнє значення трактується як «в наявності», і покупці замовляють товар, якого немає.
• Ручне заповнення характеристик для сотень товарів під вимоги маркетплейсу.
• Ціни вагових товарів, які на маркетплейсі виходять або збитковими, або завищеними.
• Шаблон Excel для нової номенклатури, який пересилають між відділами, а бухгалтерія потім вручну переносить дані в BAS.
• Оптові клієнти питають про рахунки й борг у месенджерах, а менеджери витрачають час на звірки.

Результати наших проєктів для харчового виробника

Для виробника продуктів харчування, з яким ми працюємо з 2024 року, ми розробили CRM для маркетплейсів і замовлень. Одна панель збирає замовлення, залишки, ціни й накладні Нової пошти з власного магазину на WooCommerce та маркетплейсів MauDau і Rozetka. За кілька місяців система виросла до 18 екранів, 74 API-маршрутів і 5 автоматизацій за розкладом, з 6 ролями з розмежуванням прав. Характеристики й переклади для карток готуються з XLSX за допомогою Claude API, а замовлення й товари передаються в Bitrix і 1С за кодами номенклатури. Керівник бачить роботу операторів відносно графіка змін і причини скасувань, згруповані за винною стороною.

На тій самій основі ми зібрали B2B-CRM з кабінетом оптового клієнта: 19 екранів для команди і 9 для клієнтів, а перша робоча версія з усіма модулями з'явилась приблизно за 3 години. Клієнт сам бачить замовлення, рахунки й заборгованість, комплектування враховує фактичну вагу, сесії прив'язані до версії пароля, а система зберігає 30 щоденних бекапів.

Для процесу внесення нової номенклатури ми замінили шаблон Excel сервісом, де 5 відділів паралельно заповнюють картку товару, фінансовий директор погоджує її, а бухгалтерія вивантажує технічний аркуш BAS на 65 колонок однією кнопкою. Сервіс покриває 168 категорій 1С на 4 рівнях, а розробка зайняла 6 днів.

Під час виходу на маркетплейс ми підготували фід на 426 товарів, автоматично заповнили вагу пакування для 204 товарів, а ціни вагових товарів рахуються за формулою ціна за кілограм, помножена на мінімальну вагу. Перевірка фіду виявила, що 97 з 422 товарів показувались «в наявності» без залишку, і ми виправили цю логіку.

Для маркетингу того ж бренду ми зробили платформу маркетингового плану з прев'ю стрічки Instagram і щоденними нагадуваннями.

Терміни і що ви отримуєте

Перша робоча версія з'являється за дні або тижні залежно від обсягу, далі систему розвиваємо модулями. Ви отримуєте систему під ваш процес, інтеграції з каналами продажу й обліковою системою, ролі й права для кожного відділу, бекапи й підтримку. Оскільки ми ведемо і маркетинг, і розробку, фіди, залишки й ціни будуються одразу правильними для всіх каналів.

Кому підходить

• харчовим виробникам з мережею фірмових магазинів і онлайн-продажами;
• компаніям, що продають на кількох маркетплейсах одночасно;
• виробникам з оптовими клієнтами, яким потрібен B2B-кабінет;
• командам, у яких облік у 1С/BAS, а операційна робота досі в Excel і месенджерах.