Ausgangslage
Um ein neues Produkt im Buchhaltungssystem BAS anzulegen, braucht der Hersteller Daten aus fünf Abteilungen: Produktmanagement, E-Commerce, Qualität, Versand und Buchhaltung. Danach muss der Finanzdirektor die Karte freigeben, und erst dann trägt die Buchhaltung das Produkt in BAS ein.
Früher lief alles über eine Excel-Vorlage. Die Datei wurde zwischen den Beteiligten hin- und hergeschickt, und dabei entstanden die bekannten Probleme:
- unklar, wer seinen Teil bereits ausgefüllt hat und wer nicht;
- eine Abteilung konnte versehentlich die Daten einer anderen ändern;
- manche Felder werden nur unter bestimmten Bedingungen benötigt, aber die Vorlage berücksichtigte das nicht;
- Freigaben und Rückfragen zur Überarbeitung gingen in der Korrespondenz verloren;
- die Buchhaltung musste die Daten manuell in das technische BAS-Format übertragen.
Eine besondere Schwierigkeit sind die Stammdatenverzeichnisse. In 1C gibt es 168 Kategorien auf vier Verschachtelungsebenen und Dutzende Verzeichniswerte, und das technische Blatt für den Import in BAS hat 65 Spalten. Ein Fehler in einer davon bedeutet eine manuelle Korrektur direkt im Buchhaltungssystem.
Der Kunde brauchte einen nachvollziehbaren Prozess mit klarer Verantwortung jeder Abteilung und einem Ergebnis, das sich sofort in BAS laden lässt.
Was wir getan haben
Wir haben den Service in 6 Tagen entwickelt (18 Commits, 16.-21. September 2026) auf Basis von Next.js 16, React 19, Tailwind CSS v4 und Supabase mit Deployment auf Vercel.
So funktioniert der Prozess
- Der Initiator erstellt einen Antrag für ein neues Produkt.
- Fünf Abteilungen füllen parallel ihre Abschnitte aus: Produktmanagement, E-Commerce, Qualität, Versand und Buchhaltung.
- Der Finanzdirektor gibt die Karte frei oder schickt sie mit einem Kommentar zur Überarbeitung zurück.
- Die Buchhaltung legt das Produkt in BAS an und hinterlegt den vergebenen Code im Service.
Was drinsteckt
- 9 Ansichten und 11 Tabellen in der Datenbank;
- 168 1C-Kategorien auf 4 Ebenen und 72 Verzeichniswerte, die der Nutzer auswählt statt sie manuell einzugeben;
- das technische BAS-Blatt mit 65 Spalten wird mit einem Klick exportiert.
Schutz und Feldlogik
Das Verbot, fremde Abschnitte zu bearbeiten, ist über RLS auf Datenbankebene umgesetzt und nicht nur in der Oberfläche. Selbst wenn jemand versucht, die Oberfläche zu umgehen, lässt die Datenbank keine Änderung an den Daten einer anderen Abteilung zu.
Sichtbarkeit und Pflichtstatus der Felder hängen von den Antworten anderer Abteilungen ab: Macht eine Antwort ein Feld überflüssig, verschwindet es, macht sie es zur Pflicht, lässt sich die Karte ohne dieses Feld nicht weiterleiten.
Benachrichtigungen kommen über den Kanal, den der Nutzer gewählt hat: E-Mail, Telegram oder Bitrix24.
Ergebnis
Die Excel-Vorlage wurde durch einen Webservice mit einem klaren Ablauf für die Produktkarte ersetzt. Jede Abteilung sieht ihren Teil der Arbeit, der Finanzdirektor gibt an einem Ort frei, und die Buchhaltung erhält eine fertige Datei für BAS statt 65 Spalten manuell zu übertragen.
Was sich geändert hat:
- der Status jeder Karte und jedes Abschnitts ist sichtbar;
- die Abteilungen arbeiten parallel statt nacheinander;
- Verzeichnisdaten werden aus einer Liste gewählt, daher gibt es weniger Abweichungen zu 1C;
- Rückgaben zur Überarbeitung werden im System festgehalten und gehen nicht in der Korrespondenz verloren;
- jeder erhält Benachrichtigungen dort, wo es für ihn bequem ist.
Die Zeitersparnis haben wir nicht in Zahlen gemessen, daher nennen wir sie nicht. Die Fakten des Projekts: 6 Tage Entwicklung, 9 Ansichten, 11 Tabellen und vollständige Abdeckung der 1C-Verzeichnisse, die für die Produktanlage nötig sind.
Was dieses Projekt besonders macht
Ähnliche Aufgaben werden oft mit einer gemeinsam genutzten Tabelle oder einem allgemeinen Formular gelöst. Das Problem: Eine Tabelle schützt die Abschnitte nicht voreinander und weiß nicht, welche Felder in einer konkreten Situation gebraucht werden. Hier sind die Prozessregeln direkt in der Datenbank verankert: Eine Abteilung kann einen fremden Abschnitt technisch nicht ändern, und die Felder passen sich an die Antworten der Kollegen an.
Der zweite wichtige Punkt ist das Ergebnis direkt im BAS-Format. Der Service sammelt nicht nur Daten, sondern liefert eine Datei, die die Buchhaltung ohne Umbau in das Buchhaltungssystem lädt.
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