Ausgangslage
Der Hersteller verkauft seine Produkte gleichzeitig über drei Kanäle: im eigenen Onlineshop auf WooCommerce sowie auf den Marktplätzen MauDau und Rozetka. Jeder Kanal hat sein eigenes Backend, sein eigenes Feed-Format, eigene Bestellstatus und eigene Regeln für Kategorien und Produktmerkmale.
Dadurch verlor das Team täglich Zeit mit Routinearbeit:
- Bestellungen und Status wurden manuell zwischen den Backends übertragen;
- Bestände mussten separat überwacht werden, um keine nicht vorrätigen Produkte zu verkaufen;
- Versandscheine von Nova Poshta wurden außerhalb des Hauptsystems erstellt;
- Merkmale und Übersetzungen für Produktseiten wurden manuell vorbereitet;
- es fehlte ein Gesamtbild, welcher Mitarbeiter Bestellungen wie schnell bearbeitet.
Der Kunde brauchte ein zentrales Dashboard, in dem alles sichtbar ist: Feeds, Bestellungen aus allen Kanälen, Bestände, Versandscheine und Preise. Eine eigene Anforderung betraf den Zugriff. Im System arbeiten Personen mit unterschiedlichen Aufgaben, daher soll jeder nur sehen und ändern können, was er braucht, und Rechte dürfen nur im Rahmen der eigenen Rolle vergeben werden.
Im Laufe des Projekts kam eine weitere Aufgabe hinzu: Das Unternehmen führt seine Buchhaltung in 1C und nutzt Bitrix, daher sollten Bestellungen und Produkte anhand der 1C-Artikelkennungen dorthin übertragen werden, ohne manuellen Abgleich.
Was wir getan haben
Wir haben ein CRM für die Prozesse des Herstellers auf Basis von Next.js 16, React 19, Tailwind CSS v4 und Supabase mit Deployment auf Vercel entwickelt. Die Sicherheit ist über RLS-Richtlinien auf Datenbankebene verankert und nicht nur in der Oberfläche.
Integrationen
- WooCommerce: Produkte und Bestellungen des eigenen Shops.
- MauDau: Produktfeed und Synchronisierung der Bestellungen.
- Rozetka: Anbindung über API, Marktplatzkategorien und Feed.
- Nova Poshta: Erstellung von Versandscheinen direkt aus der Bestellkarte.
- Claude API: Übersetzung und Erstellung von Produktmerkmalen aus XLSX-Dateien.
- Bitrix und 1C: Seit Oktober 2026 läuft eine API für Bestellungen und Produkte anhand der 1C-Artikelkennungen.
Automatisierungen
Fünf Aufgaben laufen nach Zeitplan ohne menschliches Zutun: Synchronisierung der Produkte täglich um 03:00, der Bestellungen um 04:00, Preismonitoring um 06:30 und 07:30, Verarbeitung von Webhooks alle 5 Minuten.
Rollen
Sechs Rollen: Super-Admin, Admin, Manager, Operator, Analyst und Betrachter. Jede Rolle darf nur eine begrenzte Auswahl anderer Rollen vergeben, sodass ein Manager weder sich selbst noch einem Kollegen Administratorrechte erteilen kann.
Analyse der Teamarbeit
Wir haben ergänzt, was Standardlösungen meist nicht bieten: eine Auswertung der Arbeit der Operatoren im Verhältnis zum Schichtplan, den Status „zuletzt online“ und Stornogründe, gruppiert nach der Seite, die sie verursacht hat.
Ergebnis
Von Juni bis Oktober 2026 ist das System auf 18 Ansichten und 74 API-Routen gewachsen, im Repository stehen 341 Commits. Das Projekt ist nicht abgeschlossen: Wir entwickeln es für neue geschäftliche Anforderungen weiter.
Was sich für das Team geändert hat:
- Bestellungen aus WooCommerce, MauDau und Rozetka sind an einem Ort gebündelt;
- Produkte, Bestellungen und Preise werden automatisch nach Zeitplan aktualisiert, ohne manuelle Exporte;
- Versandscheine von Nova Poshta werden im selben Dashboard erstellt, in dem die Bestellung bearbeitet wird;
- Merkmale und Übersetzungen für Produktseiten werden mithilfe der Claude API aus XLSX erstellt;
- seit Oktober 2026 lassen sich Bestellungen und Produkte anhand der Artikelcodes an Bitrix und 1C übertragen;
- die Leitung sieht, wie die Operatoren innerhalb ihrer Schichten arbeiten und warum Bestellungen storniert werden.
Prozentuale Umsatzsteigerungen nennen wir nicht, denn der Hauptnutzen dieses Projekts ist operativ: weniger manuelle Schritte und ein zentraler Kontrollpunkt für alle Kanäle.
Was dieses Projekt besonders macht
Typische CRM-Systeme funktionieren gut mit einem Shop, aber schlecht mit mehreren Marktplätzen, die jeweils eigene Regeln haben. Hier ist das System genau auf den Prozess des Herstellers zugeschnitten: vom Feed und den Rozetka-Kategorien bis zum Versandschein und der Übertragung an 1C. Die Auswertung der Operatoren im Verhältnis zum Schichtplan und die Gruppierung der Stornogründe nach verursachender Seite liefern der Leitung Antworten, die sonst manuell aus Tabellen zusammengetragen werden müssen. Und die Rechtevergabe auf Datenbankebene bedeutet, dass selbst ein Fehler in der Oberfläche keinem Nutzer fremde Daten offenlegt.
Dieses CRM wurde außerdem zur Grundlage für das nächste Produkt desselben Kunden, das B2B-System „Hurtom“.
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