CRM und Automatisierung für Lebensmittelhersteller

Warum ein Standard-CRM für Lebensmittelhersteller nicht passt

Ein typischer Lebensmittelhersteller mit eigener Filialkette verkauft gleichzeitig über mehrere Kanäle: eigene Geschäfte, den eigenen Onlineshop, Marktplätze und Großhandelskunden. Jeder Kanal hat eigene Regeln und eigene Daten. Der Marktplatz verlangt einen Feed mit Kategorien und Merkmalen, der Großhandelskunde will Rechnungen und offene Posten sehen, der Paketdienst braucht ein Versandetikett, und die Buchhaltung arbeitet in 1C oder BAS. Ohne ein gemeinsames System überträgt das Team Daten von Hand zwischen Portalen, versinkt in Tabellen und Messengern, und Fehler fallen erst auf, wenn ein Käufer eine Bestellung storniert.

In der Lebensmittelproduktion gibt es zudem technische Fallstricke, die der normale E-Commerce nicht kennt. Die Ware wird nach Gewicht verkauft, der Marktplatz erwartet aber einen Stückpreis. Das Istgewicht bei der Kommissionierung weicht vom bestellten ab, und die Rechnung muss das abbilden. Das Sortiment ist groß und ändert sich ständig, und jeder neue Artikel muss mehrere Abteilungen durchlaufen, bevor er im Buchhaltungssystem landet.

Standard-CRMs funktionieren gut mit einem einzelnen Shop, aber schlecht mit mehreren Marktplätzen und Buchhaltungssystemen gleichzeitig. Deshalb bauen wir das System um den tatsächlichen Prozess des Unternehmens herum, statt den Prozess in eine Vorlage zu zwängen.

Unser Vorgehen Schritt für Schritt

1. Prozessanalyse. Wer macht heute was, wo werden Daten von Hand übertragen, wo gehen Bestellungen und Zeit verloren?
2. Eine erste lauffähige Version. Wir bauen ein schlankes System, mit dem das Team sofort arbeiten kann und nicht erst in einem halben Jahr, und nutzen dabei bewährte Module wie Rollen, Benachrichtigungen und Workflow-Stufen wieder.
3. Integrationen. Wir binden den eigenen Shop, Marktplätze, den Paketdienst, 1C/BAS und Bitrix24 an und richten die zeitgesteuerte Synchronisierung ein.
4. Rollen und Sicherheit. Zugriffsrechte setzen wir auf Datenbankebene durch, damit selbst ein Fehler in der Oberfläche keine fremden Daten offenlegt, und richten tägliche Backups ein.
5. Ausbau in Modulen. Nach dem Start ergänzen wir Funktionen nach Bedarf: Auswertungen der Mitarbeitenden, neue Kanäle, Datenaustausch mit der Buchhaltung.

Typische Probleme, die wir lösen

• Bestellungen aus verschiedenen Kanälen in verschiedenen Portalen, zwischen denen Mitarbeitende den ganzen Tag wechseln.
• Falsche Bestände in Feeds: Ein leerer Wert gilt als „auf Lager“, und Käufer bestellen Ware, die nicht vorhanden ist.
• Manuelles Ausfüllen von Merkmalen für Hunderte Artikel nach den Vorgaben des Marktplatzes.
• Preise für Gewichtsware, die auf dem Marktplatz entweder Verlust bringen oder überhöht sind.
• Eine Excel-Vorlage für neue Artikel, die zwischen Abteilungen hin und her geschickt wird, bevor die Buchhaltung die Daten von Hand in BAS überträgt.
• Großhandelskunden fragen per Messenger nach Rechnungen und Saldo, und das Team verliert Zeit mit Abstimmungen.

Ergebnisse aus unseren Projekten für einen Lebensmittelhersteller

Für einen Lebensmittelhersteller, mit dem wir seit 2024 zusammenarbeiten, haben wir ein CRM für Marktplätze und Bestellungen entwickelt. Ein Panel bündelt Bestellungen, Bestände, Preise und Nova-Poshta-Versandetiketten aus dem eigenen WooCommerce-Shop und den Marktplätzen MauDau und Rozetka. Innerhalb weniger Monate wuchs das System auf 18 Ansichten, 74 API-Routen und 5 zeitgesteuerte Automatisierungen mit 6 Rollen und getrennten Rechten. Merkmale und Übersetzungen für Produktkarten werden mithilfe der Claude API aus XLSX-Dateien erstellt, Bestellungen und Artikel gehen über die Artikelnummern an Bitrix und 1C. Die Leitung sieht die Arbeit der Mitarbeitenden im Abgleich mit dem Schichtplan sowie Stornogründe, gruppiert nach Verursacher.

Auf derselben Grundlage haben wir ein B2B-CRM mit Portal für Großhandelskunden aufgebaut: 19 Ansichten für das Team und 9 für Kunden, die erste lauffähige Version aller Module stand nach etwa 3 Stunden. Kunden sehen ihre Bestellungen, Rechnungen und offenen Posten selbst, die Kommissionierung berücksichtigt das Istgewicht, Sitzungen sind an die Passwortversion gebunden, und das System hält 30 tägliche Backups vor.

Für die Anlage neuer Artikel haben wir eine Excel-Vorlage durch einen Service ersetzt, in dem 5 Abteilungen die Artikelkarte parallel ausfüllen, der Finanzvorstand sie freigibt und die Buchhaltung per Klick ein technisches BAS-Blatt mit 65 Spalten exportiert. Der Service deckt 168 Kategorien aus 1C auf 4 Ebenen ab, die Entwicklung dauerte 6 Tage.

Beim Einstieg in einen Marktplatz haben wir einen Feed mit 426 Artikeln vorbereitet, das Verpackungsgewicht für 204 Artikel automatisch ergänzt und die Preise für Gewichtsware nach der Formel Kilopreis mal Mindestgewicht berechnet. Die Feed-Prüfung zeigte, dass 97 von 422 Artikeln ohne Bestand als „auf Lager“ angezeigt wurden, und wir haben diese Logik korrigiert.

Für das Marketing derselben Marke haben wir eine Plattform für den Marketingplan mit Vorschau des Instagram-Feeds und täglichen Erinnerungen entwickelt.

Zeitrahmen und Leistungen

Eine erste lauffähige Version steht je nach Umfang nach Tagen oder Wochen, danach wächst das System Modul für Modul. Sie erhalten ein System, das auf Ihren Prozess zugeschnitten ist, Integrationen mit Vertriebskanälen und Buchhaltung, Rollen und Rechte für jede Abteilung, Backups und laufenden Support. Da wir Marketing und Entwicklung aus einer Hand betreuen, sind Feeds, Bestände und Preise von Anfang an für alle Kanäle korrekt.

Für wen es passt

• Lebensmittelhersteller mit eigener Filialkette und Onlinevertrieb;
• Unternehmen, die gleichzeitig auf mehreren Marktplätzen verkaufen;
• Hersteller mit Großhandelskunden, die ein B2B-Portal brauchen;
• Teams, deren Buchhaltung in 1C/BAS läuft, während das Tagesgeschäft noch in Tabellen und Messengern stattfindet.