Ausgangslage
Die Agentur betreut gleichzeitig viele Projekte in SEO, GEO, Werbung und Entwicklung. Jedes Projekt hat Aufgaben, Deadlines, Korrekturen, Finanzen und Ergebnisse, über die dem Kunden berichtet werden muss.
Wenn all das auf Task-Tracker, Finanztabellen, Kalender und separate Berichte verteilt ist, entstehen Probleme:
- Deadlines verschieben sich ohne Abstimmung, und niemand hält fest, wie oft eine Aufgabe zur Überarbeitung zurückging;
- um die Rentabilität eines Projekts zu verstehen, müssen Daten aus mehreren Quellen zusammengeführt werden;
- Ausgaben und Auszahlungen in verschiedenen Währungen müssen manuell umgerechnet werden;
- Daten aus GA4, Search Console und PageSpeed werden für Berichte separat gesammelt;
- Anfragen von der Website landen im E-Mail-Postfach und können verloren gehen;
- Spezialisten sehen mehr, als sie für ihre Arbeit brauchen.
Wir wollten ein System, in dem ein Projekt vollständig sichtbar ist: von der Aufgabe bis zu Geld und Ergebnissen. Und eines, mit dem ein KI-Assistent arbeiten kann, um Fragen zum Stand der Dinge schnell zu beantworten.
Was wir getan haben
Wir haben das CRM auf Basis von Next.js 16, React 19, Tailwind CSS v4 und Supabase mit Deployment auf Vercel entwickelt. Von März bis Oktober 2026 sind im Projekt 656 Commits, 28 Ansichten und 16 APIs entstanden.
Module
- Projekte und Aufgaben mit Abstimmung von Deadlines und Überarbeitungsrunden;
- Kalender;
- Finanzen, Ausgaben und Auszahlungen;
- Analyse von Umsatz und Ergebnissen;
- Berichte und Vertrieb;
- Team, Ideen und Archiv;
- Integrationen und Benachrichtigungen;
- Anfragen von der Website.
Integrationen
- GA4, Google Search Console und PageSpeed für Daten zu Projektergebnissen;
- Google Calendar;
- Wechselkurse von monobank mit dem Kurs der Nationalbank der Ukraine (NBU) als Fallback;
- MCP-Server, über den Claude die CRM-Daten liest.
Rollen
Vier Rollen: Inhaber, Admin, PM und Spezialist. Die Sichtbarkeit von Projekten und Aufgaben ist an die Rolle gebunden, sodass ein Spezialist nur die Arbeit sieht, an der er beteiligt ist.
Anfragen von der Website
Anfragen von der Website der Agentur werden im CRM automatisch zu Aufgaben. Sie müssen nicht aus dem E-Mail-Postfach übertragen werden, und jede hat eine verantwortliche Person.
Ergebnis
Das CRM ist zum zentralen Arbeitssystem der Agentur geworden. Aufgaben, Deadlines, Finanzen und Projektergebnisse liegen jetzt an einem Ort statt in mehreren Diensten.
Was sich geändert hat:
- eine Änderung der Deadline durchläuft eine Abstimmung, und Überarbeitungsrunden werden erfasst;
- Umsatz und Ergebnisse der Projekte sind in der Analyse ohne manuelles Zusammenführen sichtbar;
- Ausgaben und Auszahlungen in verschiedenen Währungen werden zum Kurs von monobank oder der NBU umgerechnet;
- Daten aus GA4, GSC und PageSpeed werden für Berichte automatisch übernommen;
- Anfragen von der Website werden sofort zu Aufgaben;
- über den MCP-Server beantwortet Claude Fragen zu Projekten auf Basis der CRM-Daten.
Das System ist nicht abgeschlossen: In 7 Monaten sind 656 Commits entstanden, und wir entwickeln es weiter.
Was dieses Projekt besonders macht
Der wichtigste Unterschied zu Standard-CRMs ist der KI-Zugriff über den MCP-Server. Claude liest die CRM-Daten direkt, sodass Fragen wie „was brennt diese Woche“ oder „welche Projekte warten auf Freigabe“ keine manuelle Suche erfordern.
Die zweite Besonderheit ist die Verbindung von operativem und finanziellem Teil. Aufgaben mit Überarbeitungsrunden, Ausgaben, Auszahlungen und Umsatzanalyse liegen in einem System, daher sind die tatsächlichen Kosten jedes Projekts sichtbar.
Wir nutzen dieses CRM täglich und wissen daher aus eigener Erfahrung, welche Lösungen im realen Agenturalltag funktionieren, und übertragen diese Erfahrung in Kundenprojekte.
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